PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah seringkali kita mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama.

Sebagai makhluk sosial , di dalam kehidupannya sehari – hari , manusia harus melakukan komunikasi dan interaksi dengan orang lain . Dalam komunikasi , manusia membutuhkan orang lain atau suatu kelompok untuk melakukan interaksi . Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesame kelompok dan masyarakat . Di dalam organisasi atau perusahaan tersebut biasanya selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan berjalannya suatu organisasi atau perusahaan , yang terdiri dari pimpinan dan karyawan atau anggota.

Perusahaan adalah suatu unit usaha yang mempunyai salah satu tujuan untuk mendapatkan keuntungan atau laba. Untuk mencapai tujuan tersebut perlu kerja sama antara pihak manajemen dan karyawan. Karyawan adalah tulang punggung dari perusahaan yang akan melakukan berbagai kegiatan dalam menjalankan perusahaan. Kegiatan itu diantaranya adalah kegiatan produksi. Semakin banyak pengalaman dan keterampilan yang didapat oleh karyawan pada bagian ini, maka produk yang dihasilkan dari suatu perusahaan semakin berkualitas.

Sedangkan manajemen adalah sekumpulan orang yang melakukan kegiatan planning, organizing, leading dan controlling. Manajemen mempunyai tanggung jawab tertinggi atas berbagai pengambilan keputusan yang berkaitan dengan bidang yang dibawahi.

Dari dua elemen tersebut yaitu, karyawan dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling membutuhkan. Manajemen yang baik adalah manajemen yang dapat berkomunikasi dengan karyawan secara tepat. Banyak study mengenai berbagai pendekatan yang dapat dilakukan manajemen kepada karyawan, baik pendekatan formal maupun informal. Outbond atau melakukan wisata bersama merupakan salah satu cara mengetahui karakter masing-masing individu. Dengan diketahui karakter tersebut akan mempermudah manajemen dalam mendekati karyawannya.

Hubungan yang baik antara karyawan dan manajemen pun juga menghasilkan banyak manfaat. Ide-ide baru dari karyawan mengenai solusi dari masalah yang terjadi di perusahaan akan mudah terselesaikan. Produktivitas pun juga meningkat karena karyawan dengan suka rela memberikan tenaga dan pikiran pada perusahaan.

. Di antara kedua belah pihak harus terjalin two way communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik . Untuk itu , diperlukan kerja sama untuk yang diharapkan untuk mencapai cita – cita , baik cita – cita pribadi atau organisasi / perusahaan , untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang diinginkan . Komunikasi dan Interaksi yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing – masing individu untuk memperoleh hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kelanjutan hidup mereka .

Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan di dalam suatu organisasi atau perusahaan , maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam tetapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu – individu yang tergabung di dalam organisasi atau perusahaan tersebut . Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi , komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:

1. Komunikasi Antar Pribadi
Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.

2. Komunikasi Kelompok
Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.

3. Komunikasi Massa
Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.
Dengan landasan konsep-konsep komunikasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi dalam organisasi atau perusahaan secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi atau perusahaan . Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama lain (the flow of messages within a network of interdependent relationships). Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas. Berikut adalah pengertian dan fungsinya :

1. Downward Communications
            Downward Communications adalah komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
 Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)Ø
 Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)Ø
 Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)Ø
 Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.Ø

2. Upward Communication
            Upward Communication adalah komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
 1. Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakanØ
 2. Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahanØ
 3.  Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahanØ
 4. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.Ø

3. Horizontal Communication
            Horizontal Communication adalah tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:
 1. Memperbaiki koordinasi tugasØ
 2. Upaya pemecahan masalahØ
 3. Saling berbagi informasiØ
 4. Upaya pemecahan konflikØ
 5. Membina hubungan melalui kegiatan bersama.Ø

Proses Komunikasi
            Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:
1. Langkah pertama

yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.

2. Langkah kedua

 dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar.

3. Langkah ketiga

dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.

4. Langkah keempat

perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.

5. Proses terakhir

dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.
Di dalam suatu organisasi atau perusahaan , sangat diperlukan komunikasi yang efektif demi kelancaran berjalannya kegiatan organisasi perusahaan . Yang dimaksud dengan komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang efektif dan tepat sasaran . Dalam komunikasi tersebut , efektifitas komunikasi diukur dari adanya keterbukaan antara pihak yang melakukan komunikasi , saling mendukung antara pihak yang melakukan komunikasi , bersikap positif , saling memahami antara pihak yang saling melakukan komunikasi , kesetaraan antara pihak yang melakukan komunikasi .
Pada zaman modern seperti sekarang , banyak organisasi atau perusahaan yang menggunakan media elektronik misalnya FAX , Phone , SMS , MMS , Internet , Email , Tele-Conference , Video Conference , dll sebagai media untuk berkomunikasi . Dengan menggunakan media elektronik tersebut , dampak positifnya , kegiatan komunikasi bisa berjalan lebih mudah , efektif dan efisien . Dampak negatifnya , bisa menyebabkan melimpahnya informasi dan berkurangnya kesempatan untuk berkomunikasi kontak muka . Jadi melakukan komunikasi dengan menggunakan media elektronik tidak selalu mendapatkan dampak positifnya , tetapi juga ada dampak negatifnya .